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我市镇(街道)档案馆建设走上标准化道路

2017-05-06 12:17:14 本文来源:嘉兴在线 点击参与跟帖
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昨天,记者从嘉兴市档案馆获悉,为提升镇(街道)、村(社区)档案规范化、科学化管理水平,确保档案安全高效利用,《嘉兴市镇(街道)档案馆业务建设规范(试行)》(以下简称《规范》)于近日制定出台。

《规范》首先明确了镇(街道)档案馆必须履行的九方面职责,如落实业务规范和技术标准、制定组织实施管理制度、监督指导相关单位档案工作、接受征集本馆范围档案资料、确保馆藏档案实体和信息安全、开展馆藏档案数字化与备份工作及保密鉴定统计编研开放利用工作等。在馆库建设和设施设备方面,《规范》提出了相关标准。其中在馆库建设方面,不仅建筑和选址上有要求,还要求档案馆需设置独立管理区域,实现档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区“四区分开”,档案库房面积应满足存放本单位及代管单位30年以上档案的需要。在设施设备方面,消防和安防系统不可或缺,同时密集架、防磁柜、目录柜等标准档案装具,计算机、刻录机、扫描仪等基本设施设备,空调、除湿机等温湿度调控设施也要妥善配置。

《规范》同时明确了档案接收范围和接收程序。其中,镇(街道)党政机关、事业单位、社会组织及村(社区)在工作、业务活动中直接形成的具有长久保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录纳入接收范围。制订计划做好准备、确定具体移交时间、清点校对移交目录……接收程序也有相关标准。

与此同时,在档案整理上,文书、业务、科技、会计、特种载体等各种门类、载体档案的整理应符合国家档案局及国家专业主管机关制定的相关规定。在资料整理上,图书、报刊、文件汇编、档案史料等资料应当分类排列编号,制作目录并与档案分开存放。档案排列、编号与排架上也有具体要求。在档案保管上,需严格执行档案库房技术管理标准和规范,达到防潮、防高温、防尘、防火、防盗、防光、防虫、防鼠、无霉变、无遗失、无差错的“八防”、“三无”要求,温度湿度需控制在一定范围。档案馆还需开展定期不定期检查,确保档案不丢失、不损坏、无霉变,馆藏档案原件出入库需建立登记台账。在全宗管理上,《规范》指出镇(街道)档案馆可按照全宗构成条件设立档案全宗,并以全宗为单位编制全宗卷并实行集中保管。

“镇(街道)档案馆还应成立档案鉴定工作领导小组,履行对保管期满档案的鉴定职责。”嘉兴市档案馆相关负责人表示。在档案利用方面,镇(街道)档案室应设立专门阅档室,配置便民服务设施,开展查阅、出借、复制、证明、咨询等多种形式的档案信息咨询服务。在档案信息化方面,镇(街道)档案馆需注重应用系统和数据库建设,构建数字档案采集系统、数据管理系统和安全系统,配备收集整理、检索浏览、借阅管理、统计汇总等功能;积极利用信息化技术推进数字档案馆建设,建立保管期限为永久、长期或30年的重要档案全文数据库、多媒体数据库。同时,馆藏电子档案数据应当采用在线备份与离线备份、异地异质备份与多套备份相结合的方式进行安全备份。在镇(街道)档案馆保存一定时间后,属于县(市、区)国家综合档案馆接收进馆范围的档案应按规定进行移交。

来源:嘉兴在线—嘉兴日报    作者:记者 耿俪洳 通讯员 李持真    编辑:李源    责任编辑:胡金波

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